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Il rimborso chilometrico è la somma che un'azienda versa a un dipendente o a un amministratore che usa la propria auto per motivi di lavoro, calcolata moltiplicando i chilometri percorsi per il costo chilometrico pubblicato ogni anno da ACI per ciascun modello di veicolo. In alternativa, l'azienda può mettere a disposizione un'auto a noleggio a medio o lungo termine intestata a sé: in questo caso il costo diventa un canone fisso, indipendente (entro certi limiti) dai chilometri effettivamente percorsi.
Il rimborso chilometrico è il compenso che un'azienda riconosce a chi utilizza la propria auto per trasferte o spostamenti di lavoro, calcolato in base ai chilometri percorsi e a un valore di riferimento ufficiale. Si applica quando il veicolo è di proprietà (o comunque nella disponibilità) del dipendente o dell'amministratore, e non quando la persona guida un mezzo già fornito dall'azienda, sia esso di proprietà aziendale o a noleggio. In quel secondo caso i costi del veicolo sono già sostenuti direttamente dall'impresa, quindi il rimborso chilometrico non ha ragione di esistere: sarebbe un doppio pagamento per lo stesso spostamento.
Il calcolo si basa su tre elementi: i chilometri effettivamente percorsi per motivi di lavoro, il modello esatto dell'auto utilizzata e il valore chilometrico che ACI pubblica per quel modello specifico. Non esiste infatti un unico importo valido per tutte le auto: ogni marca, modello e versione ha un proprio costo chilometrico, che tiene conto di elementi come consumo di carburante, usura, manutenzione, assicurazione e quota di ammortamento del veicolo, spalmati su fasce di percorrenza annua stimate.
Le tabelle sono aggiornate ogni anno: quelle valide per il 2026 sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 23 dicembre 2025. Chi deve calcolare un rimborso dovrebbe sempre verificare la tabella aggiornata e il modello esatto del veicolo, perché anche piccole differenze di allestimento possono cambiare il valore chilometrico. Molte aziende, inoltre, scelgono di riconoscere non l'intero valore tabellare ACI ma una percentuale definita internamente da una policy aziendale: questo è un aspetto organizzativo, non un obbligo di legge, ed è bene che risulti da un documento scritto per evitare contestazioni.
No: se l'auto è aziendale, di proprietà dell'impresa o a noleggio, il rimborso chilometrico non si applica, perché i costi del mezzo (carburante, manutenzione, assicurazione, canone) sono già sostenuti direttamente dall'azienda che l'ha messa a disposizione. Il rimborso chilometrico ha senso solo quando è il dipendente o l'amministratore a sostenere i costi del proprio veicolo privato per un uso che altrimenti ricadrebbe sull'azienda. Chi guida un'auto aziendale, semmai, può avere un tema diverso: quello della tassazione del fringe benefit, se il veicolo viene usato anche per fini personali — un argomento fiscale distinto, da affrontare con un commercialista caso per caso.
Il meccanismo di calcolo è lo stesso valido per i dipendenti: chilometri percorsi moltiplicati per il valore ACI del modello utilizzato. Cambiano invece alcuni aspetti legati alla natura del rapporto tra amministratore e società, in particolare per quanto riguarda la deducibilità delle somme erogate e la loro eventuale rilevanza reddituale per l'amministratore stesso. Si tratta di profili tecnici che dipendono dalla forma societaria, dal tipo di compenso dell'amministratore e da altre variabili contrattuali: anche in questo caso la valutazione specifica va fatta con un commercialista, perché le regole generali non bastano a coprire ogni situazione concreta.
Il noleggio a medio o lungo termine sposta la logica del costo da "a chilometro variabile" a "canone fisso periodico", semplificando la gestione ma modificando anche il profilo di rischio. Alcuni elementi di confronto concreti:
| Aspetto | Rimborso chilometrico (auto propria) | Noleggio medio-lungo termine (auto aziendale) |
|---|---|---|
| Costo per km | Fisso per modello (valore ACI), indipendente dall'uso effettivo del mezzo | Decresce all'aumentare dei km percorsi, perché il canone è fisso |
| Gestione amministrativa | Richiede tracciare i km di ogni dipendente/amministratore e calcolare mensilmente l'importo | Un solo canone periodico, fatturazione semplice, nessun calcolo km da rifare ogni mese |
| Manutenzione e imprevisti | A carico del proprietario del veicolo (il dipendente), l'azienda non ne risponde direttamente | Spesso inclusa nel canone, con gestione centralizzata da parte del noleggiatore |
| In caso di incidente | Il veicolo è privato: gestione del sinistro, franchigie e tempi di riparazione riguardano il dipendente, non l'azienda | Il veicolo è intestato e assicurato nell'ambito del contratto di noleggio: l'azienda segue la procedura prevista dal contratto, con assistenza e, se previsto, un mezzo sostitutivo |
| Rischio economico | Limitato ai km effettivamente dichiarati e rimborsati | Il canone è dovuto comunque, anche se l'auto viene usata meno del previsto |
Per la parte fiscale — deducibilità dei canoni di noleggio, limiti di spesa, trattamento IVA — vale lo stesso discorso fatto per il rimborso chilometrico: le regole cambiano in base al tipo di utilizzo (esclusivo lavoro o promiscuo) e vanno verificate con un commercialista per il caso specifico.
Per rendere il confronto concreto, conviene partire da un dato reale di noleggio a lungo termine: una vettura di segmento SUV come la DR 5.0, presente in un listino di noleggio a medio-lungo termine, ha un canone indicativo di 17,76 € + IVA al giorno. Su base annua questo significa circa 6.482 € + IVA (oltre 7.900 € IVA inclusa), un costo fisso indipendente dai chilometri effettivamente percorsi entro i limiti previsti dal contratto. Su una percorrenza di 20.000 km annui, questo canone corrisponde a circa 0,32 € a chilometro (IVA esclusa), destinato a scendere ulteriormente se i km percorsi aumentano, perché il canone resta lo stesso.
Il lato del rimborso chilometrico non ha invece un valore unico da confrontare: ACI pubblica un costo diverso per ogni modello e allestimento, quindi il calcolo va fatto sul veicolo specifico usato dal dipendente o dall'amministratore, prendendo il valore dalla tabella ufficiale aggiornata e moltiplicandolo per i chilometri di lavoro effettivamente percorsi. Il meccanismo di confronto, però, resta sempre lo stesso: si moltiplica il valore ACI del modello per 20.000 km e si confronta il risultato con il costo annuo del noleggio equivalente. Più l'auto usata dal dipendente è di fascia alta o ha consumi elevati, più il valore ACI tende a salire, avvicinando o superando il costo di un canone di noleggio fisso.
Non esiste una risposta valida per ogni caso, ma la logica del confronto è chiara: il rimborso chilometrico ha un costo per km costante, mentre il noleggio a canone fisso ha un costo per km che scende all'aumentare dell'uso del veicolo. Questo significa che per percorrenze annue contenute il rimborso chilometrico tende a restare la soluzione più economica, perché l'azienda paga solo per i km effettivamente percorsi. Superata una certa soglia di utilizzo — di cui l'esempio dei 20.000 km annui è un caso tipico da verificare — il canone fisso del noleggio a medio-lungo termine comincia invece a convenire, perché il costo per km continua a diminuire mentre quello del rimborso resta fermo. Chi ha collaboratori o amministratori con percorrenze elevate e regolari farebbe bene a confrontare periodicamente i due scenari con dati aggiornati, anche considerando gli aspetti non puramente numerici: minore gestione amministrativa e minore esposizione al rischio in caso di incidente, nel caso del noleggio.
Ho diritto al rimborso chilometrico se uso un'auto aziendale?
No. Il rimborso chilometrico spetta quando si usa il proprio veicolo privato per motivi di lavoro. Se l'auto è aziendale — di proprietà dell'impresa o a noleggio — i costi del mezzo sono già sostenuti dall'azienda, quindi il rimborso chilometrico non si applica.
Come funziona il rimborso chilometrico per i dipendenti?
Si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per lavoro per il valore chilometrico pubblicato da ACI per il modello esatto di auto utilizzata, aggiornato ogni anno; alcune aziende applicano policy interne che riconoscono una percentuale di quel valore.
Conviene di più l'auto a noleggio o il rimborso chilometrico?
Dipende dalla percorrenza annua: con pochi km il rimborso chilometrico tende a costare meno, perché si paga solo l'uso effettivo; superata una certa soglia di chilometri, il canone fisso del noleggio a medio-lungo termine diventa spesso più conveniente perché il suo costo per km continua a scendere.
Il rimborso chilometrico vale anche per l'amministratore di una società?
Il calcolo è lo stesso previsto per i dipendenti, ma la deducibilità delle somme e la loro rilevanza fiscale per l'amministratore possono seguire regole diverse a seconda della forma societaria: è un aspetto da verificare con un commercialista.
Se stai valutando concretamente il passaggio da rimborsi chilometrici a una gestione più semplice con auto aziendali, può essere utile farsi un'idea delle formule di noleggio a medio e lungo termine disponibili: Noleggio Autocoming, a Cesena, mette a disposizione informazioni e preventivi su misura per aziende e professionisti.
